Empfangs-& Service- Mitarbeiter:in (30-35h, m/w/d, unbefristet)

GREENPEACE in Zentral- und Osteuropa ist ein Regionalbüro, mit einem Netzwerk aus 9 Ländern und beschäftigt knapp 300 Mitarbeiter:innen der globalen, gewaltfrei und von Politik und Wirtschaft unabhängig agierenden Umweltschutzorganisation. Zur Unterstützung unseres Service-Teams in unserem Büro in Wien suchen wir ab sofort eine:n erfahrene:n und engagierte:n

Empfangs- & Service- Mitarbeiter:in (30-35h, m/w/d, unbefristet)

Du bist kommunikativ, gut organisiert und behältst auch bei vielen unterschiedlichen Anfragen den Überblick? Dann werde Teil unseres Service-Teams! In dieser Rolle bist du eine zentrale Anlaufstelle für Unterstützer:innen, die Öffentlichkeit und interne Teams und trägst wesentlich dazu bei, dass Anliegen schnell und professionell bearbeitet werden.

Dein neues Aufgabengebiet:

Empfang & Service

• Organisation und Betreuung des Empfangs sowie Koordination aller damit verbundenen Aufgaben

• Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonate, E-Mails und Post

• Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen internen oder externen Stellen

• Verfassen und Bearbeiten von Antwortschreiben für Unterstützer:innen und externe Kontakte

Büroorganisation

• Unterstützung des täglichen Büroablaufs und Sicherstellung reibungsloser Prozesse

• Fristgerechter und korrekter Versand des Postverkehrs

Spender:innenbindung

• Koordination und Durchführung von Maßnahmen zur Spender:innenbindung
  (z. B. Versand von Geburtstagskarten oder Informationsmaterial)

Administration & Finanzen

• Führung der Hand- und Portokassa inkl. Barauslagen, Erstkontrolle und Screening von Einreichungen

• Prüfung, Bearbeitung und Vorbereitung von Eingangsrechnungen zur ordnungsgemäßen Weiterverarbeitung

Das bringst du mit:

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit: Du kommunizierst freundlich und effektiv, sowohl mündlich als auch schriftlich und kannst mit kritischen Anliegen umgehen.

• Rechnungswesen: Du gehst gewissenhaft mit Rechnungen um und verfügst über ein grundlegendes Buchhaltungsverständnis, um eine korrekte und nachvollziehbare Bearbeitung sicherzustellen.

• Thematische Kompetenz: Du bringst Grundkenntnisse zu Umweltthemen mit oder bist bereit, dich rasch einzuarbeiten.

• Berufserfahrung im Bereich Empfang oder Administration

• Interaktions-Talent: Du kannst komplexe Themen einfach und überzeugend vermitteln und bist sicher im Umgang mit verschiedenen Kommunikationskanälen.

• Technik Know How: Kenntnisse in CRM-Systemen und Google-Programmen.

• Eigeninitiative: Deine Aufgaben erledigst du eigenverantwortlich und gewissenhaft

• Datenschutz: Du zeigst Sorgfalt und Verantwortung im Umgang mit sensiblen Daten.

• Flexibilität: Du bist offen für neue Aufgaben, arbeitest selbstständig und reagierst flexibel auf wechselnde Anforderungen.

• Sprachen: Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

• Verfügbarkeit: Du kannst idealerweise ab 15.03.2026 bei uns beginnen.

Was dich bei uns erwartet:

Global denken, lokal wirken.

• Greenpeace ist eine der größten unabhängigen Umweltorganisationen der Welt. Du wirst Teil eines internationalen Netzwerks mit etwa 4.000 Kolleg:innen weltweit – und bringst deine Skills dort ein, wo sie wirklich zählen.

Ein Team mit Haltung.

• Du triffst auf engagierte Menschen mit ganz unterschiedlichen Hintergründen – vereint durch den Willen, etwas zu verändern. Hier zählt Zusammenarbeit mehr als Status.

Weiterentwicklung mit Wirkung.

• Bei uns heißt Lernen nicht nur „Learning & Development-Package“, sondern: du bekommst Raum, Feedback und Zugang zu echtem Wissen – intern wie extern.

Selbst Regenbögen machen Pause und wir finden: du solltest das auch dürfen.

• Das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter:innen liegt uns am Herzen. Deshalb gibt es bei Greenpeace die Möglichkeit, sogenannte "Breather Days" (freie Tage) flexibel zu nutzen – perfekt, um zwischendurch neue Energie zu tanken, den Kopf freizubekommen oder persönliche Anliegen entspannt zu regeln.

Mehr als ein Gehalt.

• Zugang zum MaVie-Programm (Umfassende psychosoziale Beratung & Coaching, auf beruflicher und privater Ebene), Öffi-Zuschuss, Essensbons, Breather Days, Team Events und Co.

Gehalt mit Verantwortung.

• Wir arbeiten unabhängig von Konzernen und Politik, finanziert ausschließlich durch private Spenden. Das heißt: Wir zahlen solide und fair – mit Blick auf Qualifikation und Verantwortung. Das Mindestbrutto bei 40h liegt bei EUR 2849,72 pro Monat, bei Teilzeit entsprechend aliquot.

Wenn dich das anspricht, dann freuen wir uns auf deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Motivationsschreiben), bitte ausschließlich über unsere Bewerbungsplattform.

Die Stelle ist idealerweise ab 15. März 2026 zu besetzen.

Als Equal Opportunity Employer verpflichtet sich Greenpeace, allen Menschen Chancengleichheit im Bewerbungsprozess zu bieten. Wir bewerten eingehende Bewerbungen ausschließlich aufgrund fachlicher Qualifikation.